Privacy- en cookiebeleid

Privacy-beleid

Laatste update: 24 oktober 2020

Dit is de privacyverklaring van Board in Balance BV (hierna “Board in Balance” of “wij”). Board in Balance is gevestigd aan de Brughagedis 28, 1704 VA Heerhugowaard. Ons Kamer van Koophandelnummer is: 62754734. Board in Balance is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Board in Balance heeft geen Functionaris voor Gegevensbescherming (“FG”). De taken die bij de FG horen zijn belegd bij de partners. Zij houden allen intern toezicht op de gegevensverwerking van Board in Balance. Indien je klachten of vragen hebt, kun je contact met hen opnemen. Dit kan per post aan Board in Balance o.v.v. Gegevensbescherming op bovenstaand adres of per e-mail via privacy@boardinbalance.com.

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe we jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt. We leggen ook uit hoe we met cookies omgaan.

Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van klanten, respondenten die deelnemen aan een van onze onderzoeken, bezoekers van onze website, leveranciers, sollicitanten en alle overige relaties.

Algemeen privacybeleid

Board in Balance respecteert de privacy van alle bezoekers, van haar (potentiële) klanten en relaties.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?

Board in Balance verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:

gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
je gegevens invult of achterlaat via gangbare kanalen, zoals e-mail, de website of per telefoon;
de website bezoekt;
een zakelijke relatie hebt of hieraan wordt gewerkt;
solliciteert bij Board in Balance.

De meeste gegevens die we van jou verzamelen lever je zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening.

Tot slot verzamelen we ook jouw persoonsgegevens via de cookies die wij (laten) plaatsen. Dit laatste al dan niet na acceptatie.

Voor welke doelen verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Board in Balance verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Communicatie. We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de afwikkeling van een enquête of een opdracht.
Acquisitie. Om Board in Balance onder de aandacht te brengen bij potentiële klanten.
Uitvoeren contract. Als je klant of leverancier bent van Board in Balance dan verwerken wij jouw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature.
Wet- en regelgeving. We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
Gebruikerservaring website. Om te beoordelen of de website van Board in Balance een optimale gebruikerservaring biedt.
Onderzoek. We gebruiken je contact gegevens om je uit te nodigen om mee te doen aan onderzoeken, enquêtes en klantpanels. Daarnaast gebruiken we je response en/of reactie voor het maken van analyses. Ook gebruiken we je gegevens voor algemeen marktonderzoek.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met jou, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, jij daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Als je Board in Balance toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen jouw persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop je deze hebt verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt Board in Balance?

Board in Balance verwerkt jouw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder tref je een overzicht aan van de belangrijkste processen.

Klantenservice / Contactformulier

Via het contactformulier of via e-mail kun je terecht voor al je vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van Board in Balance en je eerdere opdrachten.

Op de website van Board in Balance kun je contact opnemen met ons via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer je een vraag of een klacht hebt. Deze wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we je vragen in te vullen, hebben we nodig om met jou te kunnen communiceren en je zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Jouw ingevulde gegevens worden versleuteld verzonden. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan afhandeling van jouw vraag of klacht.

Mails en nieuwsbrieven

We informeren je graag over de onderzoeksresultaten, aanbiedingen, producten en diensten. Hiervoor gebruiken we je contactgegevens die je aan ons hebt verstrekt in het kader van het abonneren op de nieuwsbrief. Als je hebt aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen, dan gebruiken we je (email)adres om de mail toe te sturen. Afmelden voor kan via de link onder in de nieuwsbrief.

Om onze dienstverlening te verbeteren voeren wij statistische analyses uit op onze verstuurde digitale nieuwsbrieven. We houden dan bijvoorbeeld bij welke versie er verstuurd is, of de nieuwsbrief geopend is en waar precies op geklikt is.. Lees hierover meer in de cookieverklaring verder op deze pagina.

Deelname aan onderzoek

Je kunt je aanmelden bij ons onderzoekspanel. Dat betekent dat je we gegevens die je daarvoor hebt gegeven gebruiken om je te benaderen als wij een onderzoek gaan doen en je vragen daaraan mee te doen. Voor ons onderzoekspanel werken wij samen met een externe onderzoeksapplicatie. Jouw profielgegevens worden alleen gebruikt in het kader van het onderzoekspanel.

De resultaten van de onderzoeken zijn anoniem en niet een-op-een te herleiden naar individuele deelnemers. We vermelden namen van deelnemers in een referentielijst alleen als hiervoor toestemming is gegeven. De data gebruiken wij ook om onze bedrijfsvoering te optimaliseren en de klantgerichtheid te verbeteren.

Inkoop / leveranciers

Board in Balance verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die Board in Balance verwerkt van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.

Sollicitaties

Als je bij Board in Balance solliciteert, dan worden de door jou verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:

Naam en adresgegevens;
e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
geboortegegevens/leeftijd;
geslacht;
Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
gegevens over beschikbaarheid;
andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de
beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en
getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;
overige gegevens die jij ons hebt verstrekt.

Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie, onze recruiters en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. Board in Balance gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Board in Balance bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?

Soort gegeven	Bewaartermijn en reden
Klantgegevens	Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je klant bent van Board in Balance. Als je de klantrelatie beëindigt, bewaart Board in Balance maximaal een jaar jouw gegevens met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.
Leverancier gegevens	Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zaken doen of zolang jij onze contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.
Gegevens van sollicitanten	Jouw gegevens als sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard, tenzij je toestemming hebt gegeven dat wij deze langer mogen bewaren. Dan worden jouw gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.

Delen we jouw gegevens?

Wij kunnen jouw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden zoals onderzoekssponsoren (bijvoorbeeld om onderzoeksrapporten toe te sturen en je uit te nodigen voor bijeenkomsten), onderzoekbureaus, drukkerijen, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of communicatie ten aanzien van resultaten van onze diensten.

Wanneer wij jouw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om jouw persoonsgegevens goed te beschermen. Als wij derde partijen inschakelen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) nemen we daar waar nodig extra maatregelen.

Board in Balance verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt Board in Balance jouw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij beveiligen jouw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

we beveiligen onze website met een TLS-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord;
alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;
het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding; en,
we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Board in Balance. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@boardinbalance.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan jouw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.

Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij ons te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookie-beleid

In deze cookieverklaring legt Board in Balance uit wat haar cookiebeleid is.

Board in Balance maakt bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Al deze technieken samen worden in deze verklaring aangeduid als “cookies”.

Omdat wij jouw privacy willen waarborgen én de gebruiksvriendelijkheid van je bezoek(en) aan onze website willen verbeteren, vinden wij het belangrijk dat je weet hoe en waarom wij cookies gebruiken.

Wat zijn cookies?

Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestandje dat met pagina’s van onze of enige andere website van of namens Board in Balance of via de e-mail wordt meegestuurd en door je browser op wordt geslagen op je computer, smartphone of ander apparaat.

Waarom gebruiken wij cookies en welke cookies zijn dit?

Graag informeren wij je over de volgende soorten cookies die wij gebruiken en voor welke doeleinden wij deze gebruiken. Als we je toestemming voor het plaatsen nodig hebben, dan geven we dat ook aan.

Functionele of noodzakelijke cookies

Wij plaatsen cookies die noodzakelijk zijn om de website van Board in Balance goed te laten functioneren. Bijvoorbeeld over de taalkeuze: als je deze eenmaal maakt, blijft deze opgeslagen tot je deze verandert.

Hebben we toestemming nodig?
Nee. Deze cookies hebben geen invloed op jouw privacy.

Analytische cookies/tags

Met analytische cookies verzamelen wij met behulp van derden statistieken over het gebruik van onze website, bijvoorbeeld hoe vaak onze website wordt bezocht, op welke pagina je op onze website aankomt en op welke pagina’s het meest wordt geklikt.

We gebruiken Google Analytics. Google slaat de verkregen informatie op in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst door aanvaarding van hun voorwaarden.

Hebben we toestemming nodig?
Nee. Deze cookies hebben geen of zeer beperkte invloed op uw privacy.

Tracking cookies

Met LinkedIn cookies kan worden bijgehouden welke producten of pagina’s je bekijkt. Jouw anonieme gegevens over je gedrag op onze websites kunnen met LinkedIn worden gedeeld, omdat wij op diverse pagina’s een LinkedIn pixel in onze websites hebben geïmplementeerd. Het is voor Board in Balance niet mogelijk deze gegevens naar jou te herleiden.

Voor de nieuwsbrief gebruiken we Laposta. Als je de een nieuwsbrief opent, wordt een trackingpixel gebruikt bij het openen ervan. Laposta slaat de volgende gegevens op:

je e-mailadres;
de nieuwsbrief;
de datum en het tijdstip van opening van de nieuwsbrief.

Door middel van de pixel kunnen wij zien welke links voor jou van belang zijn, als je erop hebt geklikt. De trackinglink slaat de volgende gegevens op :

je e-mailadres:
nieuwsbrief;
de link;
de datum en de tijd.

Hebben we toestemming nodig?
Ja, aangezien deze cookies gevolgen hebben voor jouw privacy. Je geeft deze toestemming door je in te schrijven.

Social media cookies

Social media cookies zijn cookies die functionaliteiten van social mediawebsites mogelijk maken.

Social media-buttons
Wil je een pagina, nieuwsbericht of vacature van Board in Balance delen via LinkedIn? Dan kan je dat doen door op de betreffende social media-button te klikken. Als je klikt op één van de buttons wordt er een cookie geplaatst. Omdat de cookies door social media worden geplaatst, hebben wij geen controle op de inhoud van de cookies.

LinkedIn plaatst een cookie als je de pagina opent waar de button of de video staat. De overige netwerken plaatsen pas een cookie op het moment dat je op de button klikt. Omdat de cookies door de netwerken worden geplaatst, hebben wij geen controle op de inhoud van de cookies. Als u op één van de social media-buttons klikt, wordt er een aantal cookies geplaatst. Welke cookies dit zijn en hoe lang ze bewaard blijven, hangt af van de keuzes van de sociale netwerken. Board in Balance heeft hier geen invloed op.

Met wie gedeeld?
Jouw anonieme gegevens over jouw gedrag op onze websites kunnen met deze partijen worden gedeeld, omdat wij op diverse pagina’s buttons van deze partijen in onze websites hebben geïmplementeerd. Het is voor Board in Balance niet mogelijk deze gegevens persoonlijk naar je te herleiden.

Hebben we toestemming nodig?
Ja, aangezien deze cookies gevolgen hebben voor jouw privacy.

Youtube video, onvoorziene cookies

Het kan voorkomen dat via onze websites cookies worden geplaatst door derde partijen, die je niet terugvindt in het overzicht met cookies van Board in Balance. Dit is met name het geval als onze webpagina’s zogenaamde ‘embedded elementen’ bevatten, zoals een video die op YouTube is opgeslagen en in onze website getoond wordt. Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat wij niet altijd op de hoogte zijn van een cookie die geplaatst is door een derde. Kom je op onze websites onvoorziene cookies tegen, die je niet kunt terugvinden in het overzicht met bekende cookies? Laat het ons weten door contact op te nemen met privacy@boardinbalance.com.

Hoe gaan derden met mijn privacy om?

Zoals je hiervoor hebt kunnen lezen kunnen derden ook cookies plaatsen. In dat geval geldt het privacy- en cookiebeleid van die andere partij. Als je wilt weten welke gegevens die partijen over je verwerkt dan adviseren wij de privacy statements van deze partijen te raadplegen, zie o.a.: Google Analyticsen LinkedIn, Twitter, Youtube. Houdt er rekening mee dat deze verklaringen van tijd tot tijd kunnen wijzigen.

Hoe kan je cookies uitschakelen/verwijderen?

Je kunt de cookie-instellingen zelf regelen op onze website via het venster dat bovenin de webpagina verschijnt tijdens je eerste bezoek. Ook kan je cookies regelen via je webbrowser. Zo kan je ze handmatig verwijderen of automatisch laten verwijderen wanneer je de website verlaat. Ook kan je desgewenst je internetbrowser zo instellen dat je bericht krijgt als er een cookie wordt geplaatst of deze zo instellen dat cookies worden uitgeschakeld.

Als je niet wil dat via social media, advertenties worden getoond dan kan je dat aangeven bij deze social media. Lees hier hoe je dit kan doen voor Linkedin.

Het uitschakelen van cookies heeft alleen gevolgen voor de computer én de browser waarop je deze handeling uitvoert. Indien je gebruik maakt van meerdere computers en/of browsers dan zal je deze handeling voor iedere combinatie van browser en apparaat moeten herhalen.

Als je ervoor kiest om cookies te weigeren of uit te schakelen, kan het voorkomen dat onze website minder goed functioneert.

Wat als het privacy- en/of cookiebeleid van Board in Balance wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit beleid. Het meest actuele beleid vind je altijd op www.boardinbalance.com.